E-Mail Archivierung – öfter nötig als man denkt

E-Mai Archivierung Mail Store Server
Die Estugo Lösung zur E-Mail-Archivierung nutzt Mailstore.

ANZEIGE Äh, was bitte:  E-Mail Archivierung? Brauch ich nicht, das müssen allenfalls Konzerne machen. Das jedenfalls denken viele kleinere Unternehmen. Richtig ist: Wer E-Mails rein privat nutzt, der kann diese auch weiterhin einfach

  • auf eine Festplatte backupen
  • auf den Provider hoffen
  • das Thema einfach ignorieren.

Schon für nebenberuflich Selbständige gilt das aber nicht: Wer eine Firma hat, der hat das Thema E-Mail Archivierung am Hals. Denn in der Regel werden Aufträge, Angebote und andere geschäftliche Korrespondenzen heute zumeist per E-Mail  abgewickelt. Der Gesetzgeber schreibt daher schon seit 2017(!) vor, dass Geschäftskorrespondenz revisionssicher und rechtssicher archiviert werden muss.

Das bedeutet, vereinfach ausgedrückt, dass man die E-Mails so archivieren muss, dass sie

  • dauerhaft  indexiert
  • umgehend auszuwerten und
  • sofort verfügbar sind.

Oder, noch einfacher: Sollte etwa das Finanzamt jemals wissen wollen, ob es mit den Einnahmen aus einem Unternehmen alles so seine Richtigkeit hat, will es sich wahrscheinlich alle E-Mails in einem ordentlichen Archiv und ohne Stress anschauen. Das kann übrigens auch dann schon der Fall sein, wenn man sich ein kleines nebenberufliches Zubrot als Content Creator verdient.

Wie mache ich das: E-Mail Archivierung

Mails archivieren: Backup
Die Mails werden auf Wunsch automatisch archiviert.

Es gibt für größere Firmen mit einer eigenen IT-Abteilung, die für die revisionssichere E-Mail Archivierung entsprechende Lösungen installiert haben. Für kleinere Unternehmen ist das meist zu kompliziert und zu aufwendig. Es gibt aber Cloud-Lösungen, bei denen man die E-Mail Archivierung für bis zu zehn Jahre unkompliziert buchen kann. Beispielsweise von die Lösungen zur E-Mail Archivierung von Estugo. Das Unternehmen hat sein Angebot für kleine und mittlere Firmen maßgeschneidert und bietet die Archivierung von E-Mails im Rahmen seiner Hosted Exchange-Lösungen an.

In der kleinsten Variante kostet das Cloud-Postfach mit bis zu 2 GB Speicher und eigener Domain nur knapp zwei Euro pro Postfach. Für die Archivierung kommen pro Mailadresse allerdings monatlich noch einmal knapp 13 Euro hinzu.

Kostenlose Beratung bei Estugo

E-Mail Archiv einrichten
Die Mail-Archivierung kann man für jeden Account selbst anpassen.

Nicht alle der Hosted-Exchange-Lösungen von Estugo bieten viele genutzte Services wie etwa Active Sync oder Push-E-Mail, deshalb sollte man sich zum gewählten Paket unverbindlich und kostenfrei beraten lassen. Das geht ganz einfach per Festnetz-Nummer, und man bekommt sogar einen persönlichen Ansprechpartner.

Die initiale Einrichtung ist kostenlos. Die Verwaltung seiner neuen Lösung zur E-Mail-Archivierung übernimmt man dann einfach im persönlichen Web-Interface. Dort kann man beispielsweise auch einrichten, für welche Account in einem Unternehmen die E-Mail Archivierung gelten soll.

Das ist tatsächlich ziemlich einfach, und durch den persönlichen Kontakt zum Service-Team kommt man auch zurecht, wenn man in puncto revisionssichere Archivierung von E-Mails noch keine Erfahrung hat (was wahrscheinlich für die meisten von uns zutrifft). Dr persönliche, direkte Support hat Estugo schon eine Reihe von Auszeichnungen  eingebracht, etwa als Shop Hoster des Jahres. Bereits bei meinem kürzlichen Artikel zum Shop Hosting hatte ich mit dem mit den Greifswaldern sehr gute Erfahrungen gemacht.

Wie funktioniert E-Mail Archivierung mit Estugo?

E-Mails archivieren: Outlook Plugin
Über das Outlook-Plug-in kann man persönliche Mails von der Archivierung ausschließen.

Sehr vereinfach ausgedrückt, sichert der Estugo-Server hinter den Kulissen alle E-Mails, die über ein Postfach mit zugebuchter Archivierungslösung ankommen und verschickt werden. Das funktioniert sogar, wenn E-Mails verschlüsselt versandt worden sind.

Im normalen Arbeitsalltag muss man dazu nichts weiter tun, denn die Hauptarbeit läuft serverseitig. Es gibt aber ein Outlook-Plug-in, in dem jeder Nutzer bequem etwa persönliche Mails von der automatischen Archivierung ausschließen kann.

Die Indexierung, also die einfache Durchsuchbarkeit, ist dabei der große Vorteil, denn so kann Jahre später relativ einfach Mailverläufe rekonstruieren. Das ist nicht nur fürs Finanzamt wichtig, sondern etwa auch bei Rechtstreitigkeiten.

Übrigens: Private und persönliche Mails, sowie Unterlagen abgelehnter Bewerber sollte man regelmäßig löschen. Denn wer sie länger als nötig archiviert, könnte als Unternehmer gegen die DSVGO verstoßen. Das kann dann für Unternehmer  teuer werden.

Noch mal ganz kurz: Wann brauche ich E-Mail-Archivierung?

Mails archivieren: Web Interface
Über das Web-Interface kann man die E-Mail Archivierung auch steuern.

Revisionssichere E-Mail Archivierung brauchen nur Unternehmer. Egal ob haupt- oder nebenberuflich. Hat man aber einen Gewerbeschein oder ist Freiberufler, braucht man bereits ein Lösung, um seine geschäftlichen E-Mails zu archivieren.

Wozu muss ich meine E-Mails archivieren?

E-Mail sollte man revisionssicher und durchsuchbar archivieren, weil das der Gesetzgeber für Geschäftsdokumente vorgeschrieben hat. Und weil das bei Rechtsstreitigkeiten Gold wert sein kann.

Was kostet es, E-Mails revisionssicher zu machen?

Es gibt Firmen-Lösungen für selbst gehostete Webserver. Alternativ kann man bei Estugo cloud-basierte Postfächer inklusive E-Mail Archivierungslösung ab knapp 15 Euro pro Monat mieten. Damit entfallen dann Lizenz- und Wartungskosten, die man bei einer selbst gehosteten Lösung hat.

Und wenn ich von Thema revisionssichere E-Mails keine Ahnung habe?

Bei Estugo kann man sich kostenfrei und unverbindlich persönlich beraten lassen. Der Hoster installiert die Lösung zu jedem Postfach und kümmert sich um alles weitere.

Und warum kann ich nicht einfach weiter meinen Google, Outlook oder Apple-Account nutzen?

Wenn man als Unternehmen ein Konsumenten-Postfach nutzt, verstößt man meist sowieso gegen die Geschäftsbedingungen der Anbieter. Denn die wollen nur Endkonsumenten als Nutzer. Zusätzlich entsprechen diese Postfächer nicht der DSVGO. Und außerdem: Schon mal versucht, bei Google jemanden ans Telefon zu bekommen?