Office 365 Email Backup: So wird´s gemacht

Office 365 Email Backup: So wird´s gemacht
Office 365 Email Backup: Kalender
Kalender und andere Office 365-Elemente sollten Firmen separat sichern.

Mit einem Cloud-Service wie Office 365 braucht man kein Email Backup? Gerade Content Creators, kleine Firmen und Selbstständige denken oft so. Doch man sollte auch bei Office 365 Email Backup nicht auf die leichte Schulter nehmen. Denn Cyber-Angriffe werden immer häufiger und haben schon ganze Firmen in die Pleite getrieben.

In diesem Artikel erkläre ich

  • Warum man bei Office 365 ein Email Backup braucht.
  • Warum Office 365 Email Security wichtig ist.
  • Welche Kanäle und Services man bei Office 365 sichern sollte.
  • Wie man einfache Sicherungen am PC vornimmt. Welche Dienste Firmen und Selbstständigen bei Office 365 Email Security und Backup helfen können.

ACHTUNG: Dieser Artikel beschreibt Office 365 für Firmen. Derzeit vermarket Microsoft diesen Cloud-Service als Microsoft 365 Business. Microsoft 365 Family (outlook.com, live.com, hotmail.com) für Privatanwender bietet zum Teil andere Funktionen und Einschränkungen und ist nicht berücksichtigt.

Wer braucht ein Office 365 Email-Backup?

Office 365 Email Security: Onedrive
Im MS Onedrive kann man einstellen, welche Daten direkt auf dem Computer gespiegelt sein sollen.

Jeder Computer- und Smartphone-Anwender weiß: Backups sind wichtig. Schließlich könnte das Gerät, auf dem sich die Daten befinden, von Malware verseucht werden, geklaut werden oder einfach kaputt gehen. Wenn dann schnell ein aktuelles (!) Backup eingespielt werden kann, hält sich der Schaden fürs Geschäft meist in Grenzen.

Das gilt nicht nur für Großkonzerne, sondern auch für kleine Firmen, Etsy- und Ebay-Verkäufer, Selbständige und Content Creators. Denn oft werden heute über Email wichtige Vereinbarungen gemacht und Kontakte gepflegt. Das bedeutet, wenn die Email Security nicht geklappt hat, sind womöglich Geschäfte im Wert von tausenden Euros nicht mehr nachvollziehbar.

Das ist dann nicht nur teuer und ärgerlich, sondern kann zudem Ärger mit dem Finanzamt geben, denn Firmen haben Aufbewahrungspflichten für Daten zu digitalen Geschäftsprozessen. Das gilt übrigens auch für die Sicherheit von Mobilgeräten.

Office 365 ist ein Cloud-Dienst. Das bedeutet, dass die Email-Daten nicht nur auf dem PC, Mac, iPad oder Smartphone vorhanden sind, sondern auch auf einem entfernten Server im Microsoft Office Rechenzentrum. Die Daten werden also ständig zwischen den Endgeräten und dem Server abgeglichen.

Warum der Cloud-Speicher trotzdem nicht als Backup für Firmendaten ausreicht, ist schnell erklärt. Denn ein Fehler an einem einzelnen Endgerät synchronisiert schnell den gesamten Cloud Speicher. Microsoft unterhält aber für Standard Office 365 Emails keinen eigenen Backup-Dienst.  Wer sich also seinen Mail-Account „leersynct“, entweder durch einen Benutzerfehler, ein Betriebssystem-Problem oder eben einen Malware-Angriff, der ist auf sich allein gestellt. Gut, wenn  man dann ein Backup zur Hand hat.

Office 365 E-Mail-Security: Was ist das überhaupt?

office 365 email backup : E-Mails
Emails und Kontakte kann man über Outlook auf dem PC sichern.

Dass Malware-Angriffe oft über Email initiiert werden, weiß inzwischen jeder. Doch der Tipp, doch  bitteschön keine Mails von unbekannten Absendern zu öffnen klappt natürlich bei Firmen, Selbstständigen und Content Creators nicht. Schließlich sind sie auf neue Kunden und Kontakte  angewiesen.

Zudem können findige Hacker auch weitere Elemente des Office 365 Cloud-Dienstes auf dem PC / Mac, Android- oder iOS-Gerät angreifen. Das gilt beispielsweise für die Cloud-Festplatte Onedrive, aber auch für MS Teams. Es ist also sinnvoll, den Begriff Office 365 Email-Security auszuweiten, und  besser gleich ein komplettes Sicherheitskonzept für Office 365 zu erarbeiten.

Welche Office 365-Dienste muss mein Backup sichern?

Mit Office 365 bietet Microsoft ein komplettes Paket für die Organisation von Einzelarbeitsplätzen, aber auch ganzen Firmen.

Selbständige und Unternehmen sollten deshalb unbedingt leicht erreichbare Backups von

  • Office 365 E-Mails
  • Kontakten
  • Kalendern sowie
  • Daten auf Onedrive vorhalten.

Die Office365-Suite bietet aber noch viele weitere Apps. Wer also Zeit- oder Dienstpläne in Bookings verwaltet, Aufgaben via Microsoft To Do verteilt oder in Teams-Chats regelmäßig wichtige Meilensteine bespricht, sollte auch diese Daten unbedingt sichern, sodass man diese notfalls ohne große Probleme wiederherstellen kann.

Office 365 Mail Backup mit Bordmitteln

MS Teams: Backup
MIcrosoft T eams Chats kann man ohne Hilfsmittel nicht komplett sichern.

Auf Mobilgeräten, die ganz für den Betrieb mit Cloud-Accounts optimiert wurden, also etwa Smartphones oder Tablets, sind in der Regel gar keine Backups auf dem Device möglich. Zwar bleiben gelöschte Mails oder Onedrive-Dateien noch für eine begrenzte Zeit in den jeweiligen Papierkörben vorhanden. Man kann sie von dort über einen PC / Mac oder das MS-Office-365 Web-Portal auch wiederherstellen. Doch eine richtige Backup-Lösung ist das nicht. Schließlich kann auch ein Cloud Server ausfallen oder dauerhaft beschädigt werden.

Auf dem PC „leben“ Office 365 Emails in Outlook, und dort kann man über Datei –> Öffnen und exportieren –> Importieren und Exportieren –> in Datei exportieren ein Basic-Backup erstellen. Die so entstandene Datei sollte man auf einer externen Festplatte aufbewahren, sodass man sie beispielsweise in eine neue Outlook-Installation einspielen kann.

In der Onedrive-App für Windows PCs legt man außerdem fest, wo die Daten, die mit der Cloud synchronisiert werden, auf dem Computer gespeichert sind. Alle Daten, die man dort als offline verfügbar eingestellt hat, kann man ganz einfach als Backup auf eine Festplatte ziehen.

Dabei ist es sinnvoll, die Sicherungs- Festplatte nach jedem Backup vom System zu entfernen. Denn manche Malware ist in der Lage, alle Festplatten im Netzwerk zu erkennen. Dadurch kann es passieren, dass auch externe Drives beschädigt, gelöscht oder verschlüsselt werden.

Diese Schritte müssen allerdings von jedem Benutzer am Computer-Arbeitsplatz selbst vorgenommen werden. Für größere Büros ist das deshalb in der Regel nicht praktikabel.

Office 365 Email Security und Backup für Profis

Verantwortliche Personen für IT-Sicherheit benötigen deshalb zentrale Lösungen für Office 365

E-Mail-Security und Office 365 Email-Backup. Diese können auf firmeneigenen Servern, also vor Ort laufen. Alternativ gibt es, beispielsweise von Hornet, auch cloud-basierte Lösungen wie etwa Hornet 365 Total Backup.

Administratoren können mit Diensten wie Hornet 365 Total Backup alle wichtigen Funktionen des Office 365 Cloud-Dienstes für Firmen zentral sichern. So lassen sich etwa auch Vertretungsund Organisationsstrukturen in Outlook bei einem Totalausfall leichter wiederherstellen.

Als Cloud-gestützte Dienste lassen sich Hornet 365 Total Backup und auch die Office 365 Email Security-Lösung Hornet 365 Total Protection Enterprise Backup auch dann nutzen, wenn die IT Struktur vor Ort beschädigt worden ist. Das könnte etwa bei einem Feuer oder Hochwasser leicht der Fall sein. Für alle Lösungen bietet das Unternehmen kostenlose Probe-Accounts mit 30 Tage Laufzeit an.

Fazit: Muss ich für Microsoft 365 Business ein Backup einrichten?

Als Firma oder Freiberufler wie etwa Designer oder Content Creator kommt man um ein sorgfältiges und regelmäßiges Office 365-Backup für Emails und andere wichtige Cloud-Daten nicht herum.

Mit Bordmitteln kann man die wichtigsten Daten für den absoluten Notfall an jedem einzelnen PC selbst sichern. Das sollte man sorgfältig und in kurzen Abständen tun. Für Firmen mit mehreren Mitarbeitern empfiehlt sich auf alle Fälle eine zentral verwaltbare Profi-Lösung für Office 365 Email Backup.

Über Sonja Angerer 1021 Artikel
Fachautorin und Redakteur. Bei Techsonar vor allem zuständig für die Bereiche Smartphone, Smart Home und Gadgets. Mit viel Erfahrung in Fachmagazinen, u.a Macwelt, Digifoto, Sign Pro Europe, Large Format und Fespa.com.